DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

JEFE DE COMPRAS

Descripción del puesto:
Planifica, y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de compras de la institución que corresponde a todo el proceso de compras y adquisiciones de acuerdo a la legislación.

Funciones específicas:

Verifica las requisiciones que llegan al departamento.
Revisa las requisiciones, que estén debidamente en cuanto a precio unitario, precio total y código presupuestario
 Confecciona las órdenes de compras.
 Realiza los cálculos matemáticos de costo total de las compras.
 Redacta las notas para las diferentes casas comerciales y unidades gestoras.
  Organiza, tramita y coordina  los trámites preliminares para efectuar actos públicos.
 Publica las solicitudes de precios en los diarios de la localidad.
 Verifica las solicitudes de precio
 Revisa los formularios de solicitudes de precios una vez  llena, los verifica y firma.
Participa en el proceso de concursos de precios.
 Abre los sobres del concurso de precios en presencia del auditor de control fiscal, cotizadores y representantes de casas comerciales.
 Realiza compras menores según el procedimiento en las regulaciones nacionales.
Verifica el material que llega al departamento.
 Revisa que todo lo solicitado llegue completo.
 Supervisa y asigna tareas del personal bajo su responsabilidad.
 Distribuye las tareas entre los funcionarios.
 Da las directrices de las tareas a ejecutar.
Revisa que las tareas asignadas sean ejecutadas de acuerdo a los métodos y normas vigentes.
 Aprueba las órdenes de compras.
 Revisa que estén los documentos completos.
 Revisa que esté debidamente llena.
 Mantiene su área de trabajo limpia y ordenada.
  Evalúa constantemente el desempeño del personal a su cargo.
  Registra y confronta semanalmente las tareas asignadas con los resultados obtenidos.
Consolida trimestralmente los resultados obtenidos y se los presenta a cada funcionario a su cargo para establecer los correctivos o reafirmar la labor, registrando lo conversado.
Evalúa el desempeño del personal a su cargo 
  La evaluación final del período es el resultado de los consolidados trimestrales que se le hace a cada funcionario.
Efectúa jornadas mensuales de capacitación a sus subalternos.
 Organiza las jornadas en cuanto a intensidad, contenido, fecha y métodos a usar.
 Capacita al personal en cuanto a procesos de trabajo y  técnicas innovadoras del oficio.
 Controla la asistencia del personal a su cargo.
Vigila que el personal cumpla con su horario, normas de permisos, etc.
 Registrada asistencia diaria del personal.
 Envía al director de la unidad el registro mensual de la asistencia del personal.
 Debe realizar otras tareas relacionadas con las funciones de la Unidad.


Conocimientos 

 La principal característica  de un jefe de compras es su habilidad de negociación. Trabajar con los contratos y la gestión de proveedores que prestan un servicio requiere tener excelentes habilidades de negociación. Cada vez más la función de oferta de las organizaciones está siendo controlada por medios electrónicos, sobre todo ERP (Enterprise Resource Planning). Para ser capaces de controlar adecuadamente las órdenes que se han colocado, y el inventario recibido, es esencial tener una buena comprensión de estos sistemas. A menudo hay requisitos de competencia de las partes interesadas y las normas bajo las cuales un jefe de compras profesional tiene que operar. Debes ser capaz, por lo tanto, de organizar tu tiempo con eficacia y de comunicarte con los empleados en todos los niveles de la organización.